Door Frida de Lange (ADL-assistent)

De 'open dienst'

Het rooster voor de aankomende maand is rond en hangt keurig met magneetjes op het prikbord. Ja, u leest het goed: Het ‘HANGT’, gewoon twee A’3 formaatjes aan elkaar geplakt. Heerlijk ouderwets, het digitale tijdperk gaat tot nu toe aan ons voorbij. In de ideale wereld zijn alle diensten ingepland en het rooster is volledig op orde.

Dat wil zeggen: de juiste medewerkers op het juiste moment. Alles onder controle, maar ‘zoals verwacht loopt alles anders’.* Een rooster wat compleet is en gaandeweg de maand nooit wijzigt is een utopie.

Werp een blik in het dag journaal en de bezetting is van het ene op het andere moment verandert in een gatenkaas. Een hardnekkig terugkerend verschijnsel op ons project en ik denk binnen heel Fokus een plaag.

Een opendienst oplossen is denksport en vergt tijd, heel veel tijd, die je liever aan iets anders besteed. Hoe vallen die gaten dan zomaar in het rooster, vraagt u zich af? Uhhhmmm… Een ziektegolf die uit het niets ontstaat, acute blessures, onverwachte omstandigheden, lesdagen vergeten door te geven aan de planner, collega’s die uit dienst gaan, zijn een kleine greep uit de vele mogelijkheden. En zoals het spreekwoord luidt: een ongeluk komt zelden of nooit alleen. Dus ja: vaak vallen er meerdere gaten op één dag of in één week!

Gemiddeld genomen zijn er per dag 10 diensten die ingevuld moeten worden. Denk hierbij aan ochtend-, avond-, spits-, nacht-, uitloop-, en weekenddiensten. Statistisch gezien leidt dit ook tot meer kans op problemen. Op stel en sprong moet iemand gezocht of opgetrommeld worden die bereid is te werken. Diensten eerder laten beginnen of verlengen is een optie, net als schuiven in de weekplanning. De jacht wordt dan ook geopend en zeker als de nood hoog is dat gaat niet altijd even doordacht!

“Kun jij werken? Niet? Echt niet? Oh, je hebt vakantie? Sorry, leuk zeg … Nou doei ga weer verder kijken, fijne vakantie verder” of “Hoi, kan jij vanmiddag komen? Ah... je komt net uit de nacht, bel ik je wakker? Oeps! Sorry foutje”.

Waar je als team echt wakker van ligt zijn de opendiensten voor de nacht, het weekend en de feestdagen. Wie kan of wil die nou draaien? Nachten sowieso onpopulair en de weekenden en feestdagen zitten al vol gepland met privé activiteiten. Daarnaast zijn er nogal wat puzzelstukken waar je rekening mee moet houden: Zijn alle tijdsafspraken met cliënten ingedekt? Is er voor elke cliënt de bekwaamheid in orde?

Het dilemma of je een uitzendkracht in gaat zetten of een dienst laat vallen stel je nog even uit. In beide gevallen geen ideale oplossing maar soms moet je kiezen uit twee kwaden. Kortom goed roosteren en open diensten oplossen is een kunst! En eigenlijk geen klusje voor zomaar erbij. Gelukkig is de bereidheid binnen het team groot om iets te betekenen voor zowel collega’s als de cliënten. De beruchte ‘werkopdracht’ vanuit de manager is bij ons gelukkig nog nooit uitgedeeld.

Ons project is dan ook gezegend met een top planner! Ik hoop van harte dat andere projecten deze luxe ook hebben. Dat maakt een leven met open diensten namelijk een stuk eenvoudiger.

*Titel uit de reeks: Omdenken van B. Gunster 2018